Формулярные (послужные) списки - это форма систематического и регулярного учета всего чиновничества, существовавшая с середины XVIII в. до 1917 года. До этого существовали аттестаты и описания службы, которые требовались только при представлении чиновника к награждению чином или при отставке. 

В январе 1764 Сенат приказал всем присутственным местам немедленно прислать сведения о состоящих в их ведомстве чинах и впредь присылать в Правительствующий Сенат через каждые полгода списки служащих. 

Форма учета имела следующие графы: 

1) чины и имена; 

2) сколько от роду лет; 

3) из каких чинов и сколько имеет за собою мужеска пола душ людей и крестьян и в которых уездах; 

4) вступление в службу; 

5) какими чинами и когда происходили; 

6) кто в походах и у дела против неприятеля был или не был; 

7) кто был в фергерах, кригсрехтах и штрафах и подозрениях; 

8) к продолжению статской службы за чем кто не способен; 

9) к повышению чинами достоин или недостоин и за чем. 

Сведения о социальном происхождении ("из каких чинов", пункт 3) заносились в формулярный список со слов самого чиновника. 

Обратите внимание, что в этой и последующих формах списков указывается не год рождения, а возраст, так что точно установить год рождения невозможно, только приблизительно. 

В том же году было постановлено во всех учреждениях иметь журналы, в которых отмечать не только вступление на службу чиновника и его социальное происхождение, но и то, с каким кто достоинством и особливою заслугою или же, напротив того, пороком и погрешностию службу свою производил, также и за что, когда и как награжден, исправляем или наказан был. Теперь не только чинопроизводство и назначение на более высокую должность, но и переход из одного учреждения в другое или с одной должности на другую не допускался без уведомления из тех журналов о бытности и службе чиновника на прежнем месте. 

В 1771 формуляр полугодовых послужных списков изменился. Отдельные графы прежнего формуляра были объединены и, кроме того, добавились две графы, а именно: много ли раз в нынешнем чину был в отпусках; кто дети и где обретаются. Кроме того, в графе о владении крестьянами отныне надо было указывать не только название уезда, но и название селения. 

В ходе реализации губернской реформы 1775 все больше разночинцев и выходцев из податных сословий поступало на государственную службу. Впрочем, численно они преобладали над потомственными дворянами лишь в XIV классе и среди мелких канцелярских служащих, а в 1781-1782 еще и в XIII-Х классах. В VIII и IX классах, где преобладание дворянства сохранилось, оно стало гораздо менее выраженным. По указу 1782 все однодворцы, дослужившиеся до штаб - и обер-офицерских чинов, имевшие ясные о службе их доказательства, и их дети, в офицерстве рожденные, освобождались от подушного оклада. 

В 1788 формуляр опять изменился - была исключена графа на ком женат, кто дети и где обретаются и добавлены две новые графы (о том, кто получил при отставке чины, и о том, достоин ли чиновник награждения орденом Св. Владимира). 

К концу XVIII в. выходцы из непривилегированных сословий преобладали над дворянами лишь в X классе Табели о рангах, хотя соотношение этих двух категорий чиновников в низших классах все же изменилось не в пользу дворян. Вопросы, связанные с исключением из подушного оклада отдельных чиновников рассматривались Сенатом. Так, в августе 1798 в производстве по этому вопросу находились дела 205 чиновников, из которых 29 имели обер-офицерские чины. Если чиновник, не дослужившийся до обер-офицерского чина, после увольнения от службы переходил в купеческое или мещанское звание, что ему разрешалось указом, то в таком случае он с того времени нес повинности, в законах предписанные. 

В следующий раз формуляр изменился в 1849. Новый формуляр включал 15 граф: 1) чин, имя, отчество, фамилия, должность, лета от роду, вероисповедание, знаки отличия и получаемое содержание; 2) из какого звания происходит (сословное происхождение); 3-6) есть ли имение (отдельно учитывалось родовое и благоприобретенное имение у него самого, у родителей или жены); 7-9) где получил воспитание и окончил ли в заведении полный курс наук, когда в службу вступил, какими чинами, в каких должностях и где проходил оную; не было ль каких особенных по службе деяний или отличий; не был ли особенно, кроме чинов, чем награжден, и в какое время; сверх того, если, находясь под судом или следствием, был оправдан и признан невиновным, то когда и за что именно был предан суду и чем дело кончено (с указанием точных дат); 10) был ли в походах против неприятеля и в самих сражениях и когда именно; 11) был ли в штрафах, под следствием и судом; когда и за что именно предан суду : когда и чем дело кончено; 12) к продолжению статской службы способен и повышения чином достоин ли; если же нет, то по каким причинам; 13) был ли в отпусках, когда, на сколько именно времени; являлся ли на срок и если просрочил, то когда именно явился и была ли причина просрочки признана уважительной; 14) был ли в отставке с награждением чина или без оного, когда и с которого по какое именно время; 15) холост или женат, на ком, имеет ли детей, кого именно; год, месяц и число рождения детей; где они находятся и какого вероисповедания. 

Обратите внимание: в 1788-1849 дети и жена в формулярных списках не указывались. 

12 графа обычно заполнялась стандартными делопроизводственными формулировками: если начальник был удовлетворен работой подчиненного, он фиксировал в его списке "способен и достоин", "достоин" или "к повышению достоин". В остальных случаях указывалось: "остается впредь до усмотрения". Негативные оценки могли быть такими: "по слабым способностям (слабым понятиям, слабому поведению, худой нравственности) не аттестуется", при этом они не имели, как правило, никаких последствий. Указом Государственного совета от 1864 из послужного списка эта графа была исключена. 

Был ли чиновник обязательно дворянином?

Не надо думать, что если ваш предок был чиновником, он обязательно был дворянином. Хоть о Табели о рангах я писала, здесь не грех частично и повториться. 

По Манифесту 11 июня 1845 г. потомственное дворянство приобреталось с производством в штаб-офицерский чин (8-й класс). Дети, рожденные до получения отцом потомственного дворянства, составляли особую категорию обер-офицерских детей, причем одному из них по ходатайству отца могло быть дано потомственное дворянство. Закон от 9 декабря 1856 установил личное дворянство - всем видам служб с IX класса, а потомственное по гражданскому ведомству - получением чина 4-го класса (действительный статский советник). Такой чин имели главным образом начальники губерний. Управляющие местными органами государственных имуществ и сборов, а также председатель окружного суда в разные годы имели чин не ниже V - IV класса, прочие управляющие губернскими местами - от VIII до V класса. Начальники отделений имели чины от X до V класса. 

Тот, кто вступал в гражданскую службу только по праву происхождения, принимался на работу канцелярским служителем, лица, получившие высшее образование, получали соответственный классный чин. Так, окончившие курс наук университета с дипломом второй степени ("действительный студент") принимались на службу в чине XII класса- губернского секретаря, с дипломом первой степени (кандидата) определялись чином X класса - коллежского секретаря. Имевшие ученую степень магистра получали чин IX класса - титулярного советника, а доктора- чин VIII класса- коллежского асессора. Окончившие курс обучения в гимназиях принимались на службу в чине XIV класса, т.е. коллежского регистратора. Выпускники духовных семинарий приравнивались к выпускникам университетов. 

Дворяне обычно выслуживали чины с XIV до VIII классов включительно через 12 лет (с университетским образованием через 9 лет), от VII до V класса включительно - ещё через 12 лет, но уже не через каждые 3, а через каждые 4 года. Дети канцелярских служителей и солдатские дети обычно были служителями или чиновниками низших классов по канцелярской части; стать присутственными чиновниками по какому-либо ведомству они могли только при наличии специального образования и служили дольше остальных. Кроме случаев увеличения выслуги лет из-за сословной принадлежности, наблюдались и обратные случаи; как правило, более быстрое присвоение следующего чина происходило за отличие. Чиновники с высшим специальным образованием посвящали себя службе по соответствующему ведомству, тогда как лица с университетским образованием могли служить в разных ведомствах. Лица, окончившие средние учебные заведения, за годы службы могли довольно часто менять ведомства и присутственные места. 

Где искать формулярные списки?

Вполне естественно, что искать их надо в фондах того ведомства, куда они направлялись и где хранились. 

В 1722 при Сенате для упорядочения гражданской службы была создана Герольдмейстерская контора, в обязанности которой входило составление списков дворян, назначение, увольнение всех чиновников и производство их в чины. В 1800 контора была переименована в Герольдию. После учреждения в 1802 министерств за Герольдией осталось лишь назначение в губернские учреждения на должности первых шести классов, а также дела о производстве в чины за выслугу лет чиновников до 9 класса, контроль за ведением формулярных списков всех чиновников. 

В 1836 контроль за службой всех гражданских чинов был возложен на 1 Отделение Собственной е.и.в. канцелярии. 

В 1846 при I Отделении Собственной е.и.в. канцелярии был образован Инспекторский департамент гражданского ведомства, который контролировал вопросы определения и увольнения от службы всех классных чиновников, производства в чины за выслугу лет, определения на должности чиновников первых 6-ти классов, перемещения и увольнения с этих должностей, переименования военных чинов в гражданские. То есть до 1846 формулярные списки всех чиновников представлялись в Департамент Герольдии, с 1847 - в Инспекторский департамент. 

В 1858 Инспекторский департамент был упразднен и решение всех вопросов, касающихся службы, было передано в ведение министерств, то есть ведение формулярных списков и их хранение было возложено на учреждения, в которых чиновники находились на службе. Департамент герольдии контролировал поступления на гражданскую службу иностранцев, лиц, поступающих на службу в высшие учебные заведения из податного состояния, производство в чины всех чиновников за выслугу лет, составление списка лиц первых 4-х классов. 

В 1894 при Собственной е.и.в. канцелярии был образован Инспекторский отдел, в ведении которого были: подготовка указов царя о назначении и перемещении по службе чиновников первых 4-х классов, подготовка и издание общих приказов царя по гражданскому ведомству, осуществление контроля за чинопроизводством и наградам, издание ежегодного Адрес-календаря, в котором опубликовывались списки чиновников, занимавших должности с 1-го по 8-й класс в высших, центральных и местных учреждениях. Таким образом, формулярные списки высших чинов, занимавших должности первых 4-х классов, с 1894 присылались в Инспекторский отдел. 

То есть, чтобы найти нужный формулярный список, надо знать должность какого класса занимал ваш предок и по какому ведомству. Это далеко не безнадежная проблема, информацию эту ищут в адрес-календарях. 

У кого еще были формулярные (послужные) списки или что-то вроде того?

Послужные списки бывали не только у чиновников, но и у всех, кто "служил". О послужных списках офицеров я уже писала, повторяться не буду, отправлю вас на страницу www.rusarchives.ru/demands/gen/rgvia.shtml - там написано, что в них входит, и как сделать генеалогический заказ в РГВИА. Должна отметить, что независимые исследователи способны найти больше информации с меньшими исходными данными, потому что при недостатке информации просто пересматривают выходящее за все рамки разумного количество документов. Так что, если РГВИА заказ не берет, ищите сами. 

У священников тоже был аналог послужных списков - клировые ведомости, введенные в 1769 под названием именных списков всем лицам духовного звания православного исповедания. Форма клировых ведомостей была установлена в 1829, а в 1876 была дополнена графой о собственных имущественных владениях духовного лица, а также его родителей и жены. Во вторую часть клировых ведомостей включались послужные списки причта. Туда входили: фамилия, имя, отчество, дата рождения, семейное положение, степень родства, сословие, образование, место службы, должность, награды, владение землей и недвижимостью, нахождение под судом. Кроме того, в них были внесены все дети членов причта, если даже они проживали отдельно от семьи. 

Купцы, как люди не на ходящиеся на государственной службе, формулярных списков не имели, но у некоторой незначительной части они все же были - у тех, кто служил по выбору. После городской реформы 1892 формулярные списки стали заводить на всех членов городских магистратур, в том числе и на купцов. Должностные лица городского самоуправления были приравнены к государственным чиновникам, им присваивались соответствующие классы государственной службы. Спецификой формулярных списков купцов является то, что в них, в графе о прохождении службы, записывались все факты благотворительности с указанием: когда, с какой целью, какая сумма или другое имущество были пожертвованы. Эти формулярные списки отложились в фондах местных архивов и в коллекции формулярных списков чинов гражданского ведомства в РГИА (фонд 1349).